Правно основание
Закон за акредитацията, извършвана от Българската служба за акредитация (ЗАИБСА)
Процедура за акредитация BAS QR 2, утвърдена от изпълнителния директор на Изпълнителна агенция "Българска служба за акредитация"
Ценоразпис на услугите по акредитация BAS QR 8, утвърден от изпълнителния директор на Изпълнителна агенция "Българска служба за акредитация", на основание чл. 26 от ЗАИБСА (Ценоразпис на услугите по акредитация на БСА)
Характеристика
Целта на изложението е да посочи предпоставките и реда за извършване на акредитация на органи за контрол. "Контрол" е изследване на продукт, услуга или процес и определяне на тяхното съответствие с конкретни изисквания.
Процедура:
1. Компетентен орган
Компетентен орган по извършване на услугата е Изпълнителна агенция "Българска служба за акредитация" (БСА).
2. Заявител
Заявители на услугата могат да бъдат организациите, в чийто обхват на дейност се съдържа контрол (изследване на продукт, услуга или процес и определяне на тяхното съответствие с конкретни изисквания).
3. Нормативноустановени изисквания
Етапите на процедурата за акредитация се изпълняват след като са изплатени всички финансови задължения от страна на кандидата към БСА по предишна акредитация, ако е приложимо, както и предходни етапи на текуща процедура за акредитация, съгласно Ценоразпис на услугите по акредитация на БСА.
4. Необходими документи
Кандидатът за акредитация представя в Изпълнителна агенция "Българска служба за акредитация" по-долу изброените документи в един екземпляр:
- заявление за акредитация на орган за контрол, включително на електронен носител;
- обща информация за органа за контрол;
- таблица за съответствие с БДС EN ISO/IEC 17020;
- декларация за използване на подизпълнители;
- персонал на органа за контрол;
- списък на използваните процедури за контрол;
- списък на използваните валидирани методи за контрол;
- технически средства;
- декларация за собственост;
- план/скица на помещенията на органа за контрол – описание; специфични изисквания и документи;
- образец на сертификат/доклад за контрол и приложения към него;
- декларация по отношение на свързани органи/лица с юридическото лице/едноличен търговец и ръководните лица в органа за контрол;
- декларация по чл. 19, ал. 2 от ЗАИБСА;
- документи за правен статут на органа за контрол – нотариално заверено решение за съдебна регистрация на юридическото лице/едноличен търговец – нотариално заверено копие;
- удостоверение за актуално съдебно състояние в срок на валидност - оригинал или нотариално заверено копие;
- актуални утвърдени органиграми на юридическото лице/едноличен търговец и органа за контрол;
- копие от застрахователна полица за сключена застраховка "Гражданска отговорност" за дейността на органа за контрол;
- контролирано копие от наръчник по качеството (БДС EN ISO/IЕC 17020);
- контролирани копия от други документи от системата за управление на качеството (БДС EN ISO/IЕC 17020);
- копие от доклад/протокол от последен проведен вътрешен одит;
- копие от доклад/протокол от последен проведен преглед от ръководството;
- документ за платена сума за преглед на представените документи, съгласно Ценоразпис на услугите по акредитация на БСА;
- пълен опис на приложените документи към заявлението, съгласно т. 4.1.1.2 от Процедура за акредитация BAS QR 2, версия 5.
5. Вътрешен ход на административната услуга
Заявлението за акредитация с приложимите документи може да бъде подадено чрез поща или в деловодството на ИАБСА. В срок до 15 работни дни от подаване на заявлението, БСА извършва преглед на способността си да извърши акредитацията по отношение на:
- наличие на компетентност във връзка със заявената област на акредитация;
- наличие на подходящи и на разположение водещ оценител/оценители/експерти;
- възможност да бъде реализирана процедурата за акредитация, във връзка с местоположението на органа за контрол и/или по отношение на езика, на който се осъществява комуникацията;
- възможност да бъде реализирана процедурата за акредитация своевременно.
В срок до 1 месец от подаване на заявлението или получаване на писмо с корекции, БСА извършва проверка по отношение на пълнота и редовност на заявлението за акредитация. В случай, че бъде установена непълнота или нередовност, кандидатът се уведомява с писмо, в което се посочват констатациите от направената проверка и се определя срок не по-дълъг от три месеца за тяхното отстраняване. Кандидатът за акредитация изпраща/представя в БСА документи, допълнени и преразгледани по отношение на редовност и пълнота, в съответствие с направените констатации. Документите трябва да са придружени от писмо, в което подробно да са описани извършените корекции във връзка с констатациите от направената проверка на заявлението. При неотстраняване на констатирани непълнота/нередовност, заявлението с подадените документи се връща на заявителя с отказ за регистрация на заявлението за акредитация.
След установяване на пълнота и редовност на заявлението за акредитация и на възможността си да извърши акредитацията, БСА определя водещ оценител и открива процедура за акредитация, като регистрира заявлението за акредитация. До клиента се изпраща уведомително писмо за откриване на процедура за акредитация съдържащо името на определеният водещ оценител, регистрационният номер на заявлението за акредитация и фактура за дължимите на този етап такси, съгласно Ценоразпис на услугите по акредитация на БСА. Кандидатът има право в срок от 15 дни от уведомлението писмено и аргументирано да изрази неодобрение за определения водещ оценител, когато разполага с обективни данни, че лицето е консултант на орган за контрол или разполага с обективни данни, че лицето е (бил е нает до преди две години от оценката/предстои да е) служител (нает да извършва услуги) на конкурентна организация и/или от гледна точка на фактическа некомпетентност. В случай, че има писмено аргументирано неодобрение от страна на кандидата за акредитация за определения водещ оценител, се извършва нов преглед, определя се нов водещ оценител и се извършва ново съгласуване с кандидата за акредитация.
БСА може да откаже да регистрира заявлението за акредитация, когато е на лице едно или повече от следните обстоятелства:
- неспазване на срока за изпращане/представяне в ИА "БСА" на документи, допълнени и преразгледани по отношение на пълнота и/или редовност;
- повторно наличие на непълнота или нередовност на подадените документи за акредитация;
- БСА не е във възможност да извърши процедурата по акредитация.
Акредитирано лице, желаещо да получи акредитация по друг стандарт следва да процедира както при нова регистрация.
При първоначална акредитация се извършва предварително проучване, което включва преглед на документите и записите и при изразено писмено желание на кандидата – предварителна оценка на място. Предварителното проучване се извършва в рамките на два месеца от одобрението на определения водещ оценител. На кандидата за акредитация се предоставя възможност да проведе коригиращи действия за отстраняване на пропуските. В срок до 1 месец от получаване на констативения доклад в БСА трябва да бъдат представени документирани доказателства за отстраняване на констатираните при предварителното проучване пропуски. Документите трябва да бъдат придружени от писмо, в което подробно да са описани проведените коригиращи действия във връзка с констатациите от предварителното проучване и приложените документи. БСА прави оценка на представените документирани доказателства в рамките на 1 месец от датата на писмото за тяхното представяне в агенцията. В случай че, пропуските не са отстранени, БСА решава как да продължи процедурата по акредитация, а именно дали да бъде извършена оценка на място или да бъде прекратена процедурата за акредитация (отказ от акредитация).
БСА извършва оценяване на органа за контрол за установяване на несъответствие с критериите за акредитация. За всички видове несъответствия органът за контрол трябва да проведе коригиращи действия, които трябва да бъдат оценени от страна на БСА, преди да бъде взето решение за предоставяне на акредитация. Докладване на несъответствията се извършва в края на оценката по време на закриваща среща след класифицикация от водещия оценител. Без значение от класификацията на несъответствията кандидатът за акредитация разполага с 5 месеца от докладване на несъответствията за изпълнение на коригиращи действия. В рамките на този срок органът по сетификация на системи за управление трябва да представи доклад за коригиращи действия, в противен случай БСА, след изтичане на 5 месечния срок ще счита, че кандидатът доброволно се е отказал от процедурата за акредитация.
БСА е длъжна в рамките на 2 месеца след доклада на органа за контрол да извърши последваща оценка и да докладва за резултатите от нея. БСА следва да докладва за резултатите от последващата оценка в рамките на срока за провеждане на последваща оценка. Ако не всички несъответствия са ефикасно закрити или не са закрити в рамките на определения срок, в окончателния доклад от оценката ще бъде предложено отказ от акредитация.
След консултация с органа за контрол, БСА определя дата/дати за оценка. Най-малко 15 дни преди определената дата за оценка, водещият оценител съгласува с органа за контрол състава, пълномощията на екипа от оценители, датата и плана на оценката. Органът за контрол трябва писмено да потвърди съгласието си с определените, дата/дати, екип и план на оценката не по късно от 10 дни преди датата на оценката. В случай, че има писмено аргументирано неодобрение от страна на заявителя за определен оценител/експерт, водещият оценител извършва нов подбор на оценители/експерти и ново съгласуване. Ако няма на разположение подходящ оценител/експерт, оценката може да бъде отложена и/или да бъде привлечен оценител/експерт от друг национален орган по акредитация или да не бъде оценен обхвата, за който не е на разположение оценител/ експерт на този етап от процеса по акредитация. Водещият оценител може да изисква писмено от органа за контрол допълнителна информация, необходима за подготовката на оценката, като методи, процедури, инструкции и др. съотносими документи. Органът за контрол трябва да предостави в БСА изисканата информация и всички направени промени в системата си за управление, не по–късно от 10 дни преди оценката. Ако поисканите документи не бъдат представени в определеният срок, водещият оценител планира допълнително време при планиране на оценката, което се заплаща съгласно Ценоразпис на услугите по акредитация на БСА.
Взимане на решение относно процедура за акредитация се основава на три елемента, както следва:
- препоръки на екипа оценители в доклад от оценка, основани на констатациите по време на оценяването;
- становище с предложение на независима Комисия по акредитация (КА) след запознаване с доклад на водещ оценител/екип и ако е необходимо с документите/записите на органа за контрол;
- решение на изпълнителният директор на БСА за предоставяне на акредитацията след становище на КА.
Решението на изпълнителния директор може да бъде съобразено със становището на Комисията по акредитация или да се различава от него. Когато решението е различно от становището на КА, то се докладва пред Съвета по акредитация.
БСА уведомява органа за контрол писмено за взетото решение. При положително решение, проектът на обхвата на акредитация се предоставя за съгласуване на органа за контрол. Проектът на обхвата на акредитация трябва да бъде върнат в БСА с положен подпис от представляващия органа за контрол на всяка страница, удостоверяващ приемливостта на изготвения проект в срок до 15 дни. При отрицателно решение лицето може да кандидатства отново за акредитация не по-рано от 6 месеца от датата на получаване на заповедта.
БСА отказва акредитация при:
- неспазване на изискванията за акредитация от страна на органа за контрол и неизвършване на ефикасни коригиращи действия в определения срок;
- други условия считани за приложими от изпълнителния директор или Комисията по акредитация;
- доброволно писмено заявление от органа за контрол за прекратяване на процедура по акредитация; в този случай изпълнителният директор е длъжен да се съобрази с желанието на органа за контрол, независимо дали има обективни причини за това.
Решение за отказ на акредитацията се взима от изпълнителният директор след предложение на комисия по акредитация, с изключение на случаите по доброволно прекратяване на процедурата. Отказът подлежи на обжалване по реда на Административнопроцесуалния кодекс.
В срок до 15 дни от вземане на решение за акредитация, на органа за контрол се предоставят два документа, както следва:
а) сертификат за акредитация, съдържащ:
- наименование и марка (лого) на БСА;
- номер и дата на издаване на сертификата;
- име, постоянен адрес, единен граждански номер - за физическо лице; наименование, седалище и адрес на управление и единен идентификационен код по БУЛСТАТ - за юридическо лице или едноличен търговец;
- идентификационни данни на акредитирания обект;
- идентификация на всички области (офиси/помещения), в които се извършват една или повече основни дейности, обхванати от акредитацията;
- основание за издаването му - нормативен акт, стандарт, ръководство;
- предмет, обхват и срок на валидност;
- подпис на изпълнителния директор на агенцията или на заместник изпълнителния директор в случаите по чл. 10, ал. 5 ЗАИБСА;
- номер и дата на заповедта за акредитация;
- дата на първоначалната акредитация в случаите, когато има получена;
б) заповед за акредитация (приложение към сертификат за акредитация).
Заповедта за акредитация съдържа подробно описание на обхвата на акредитация в зависимост от различните видове акредитации. Документите за акредитация се издават в един оригинален екземпляр на български език. По желание на органа за контрол, който не оперира на територията на Република България, се издава и един оригинален екземпляр на английски език. При желание на органа за контрол, БСА издава сертификат и на английски език, след заплатена сума съгласно Ценоразпис на услугите по акредитация на БСА.
Сертификатът и заповедта за акредитация се получават от ръководителя на органа за контрол за изпитване или надлежно упълномощено от него лице срещу документ за внесена сума, съгласно Ценоразпис на услугите по акредитация на БСА.
Издадените сертификати за акредитация се завеждат в регистър на акредитираните органи за оценка на съответствието.
Акредитацията е с валидност от четири години от датата на издаване на сертификата за акредитация.
6. Такси
Дължимите такси по извършване на административната услуга се определят в чл. 1 от Ценоразпис на услугите по акредитация на БСА.