Легално определение е дадено в чл.347 КТ глава 17, раздел 1: трудовата книжка е официален удостоверителен документ за вписаните в нея обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя. Наредба за трудовата книжка и трудови стаж от 1995г. ; Инструкци N 7 за записване на запорни съобщени в трудовта книжка и паспорта от 1987г.
Правни характеристики:
1. Трудовото книжка е документ – отразява чрез писмени знаци информация, която свидетелства за определени факти и обстоятелства.
2. Трудовата книжка е pro forma официален документ-има удостоверително значение – свидетелства за отразените в нея факти и обстоятелства. Има доказателствено значение – чл. 143,ал. 1 ГПК
3. Трудовата книжка се издава по утвърден от държавата образец.
4. Вписванията в нея се извършват от определени лица-най-често работодателя или официални лица с удостоверителна компетентност.
5. Вписванията могат да се извършват от Инспекцията по труда: когато трудовата книжка е изгубена; или когато неправомерно уволнение е отменено от съда; или трябва да се поправи основание за прекратяване на трудово правоотношение и работодателят откаже.
6. Вписванията могат да се правят и от бюрото по труда-след прекратяване на трудовото правоотношение работникът се регистрира в бюрото по труда и получава обезщетение за безработица, като този период се зачита за трудов стаж.
Като официален документ трудовата книжка не поражда права, а само свидетелства за отразените в нея факти. Тя има удостоверително /доказателствено/ значение по смисъла на чл.143ГПК-всички отразени в трудовата книжка факти и обстоятелства са настъпили до доказване на противното по съдебен ред.
Правна уредба: гл.17, раздел1 КТ; и два подзаконови нормативни акта - Наредба за трудовата книжка и трудовия стаж от 1993 и Инструкция №7 за вписване на запорните съобщения в трудовота книжка и паспорта от 1987 - в частта за паспорта се счита за отменена с въвежждането на новите документи за самоличност.
Първоначалното издаване на трудовата книжка е уредено в чл.348,ал.2КТ-когато работникът /служителят постъпва за първи път на работа, работодателят е длъжен в 5 дневен срок да го снабди с трудова книжка. Постъпването за първи път на работа се удостоверява от работника/служителя с паспорт /трябва да е лична карта / или с декларация. Практически постъпването за първи път на работа се удостоверява от работника с декларация в свободен текст/няма изискване за писмена форма /.
Издаването на трудова книжка е задължение на работодателя. Срокът започва да тече от постъпването на работа /началото на изпълняване на задълженията по трудовото правоотношение/. Срокът е инструктивен. Работодателят е длъжен дя води дневник на издаваните от него трудови книжки.
Друг е редът за последващо издаване /ако трудовата книжка е изгубена /-чл.350ал2,3КТ като издаването на нова трудова книжка става от Инспекцията по труда по искане на работника/служителя. За извършване на вписването е от значение от кого е загубена трудовата книжка-ако е от работодателя то той трябва да представи на инспекцията необходимите данни от предишни работодатели; ако е от работника вписването се извършва по данните предоставени от него, като той трябва да удостовери данните с различни документи: трудови договори, ведомости, заповеди.
Съхраняване то на трудовата книжка е право на работника/служителя /чл.348ал3КТ/. Той може да я пази сам или да я предостави на работодателя. Ако е у него той е длъжен да я предостави на работодателя при поискване както и за вписване на нови обстоятелства в нея.
В чл.349КТ са определени данните, които задължително трябва да се впишат в трудовата книжка:
1. Лични данни-чл349 ал1КТ, т.1, 2, 3
2. Данни за професионалната квалификация на работника-т.4. Данните се вписват въз основа на определен удостоверителен документ /диплома/.
3. Данни относно създаденото трудово правоотношение.-т.5,6.-заемана длъжност, уговорено трудово възнаграждение, като тези данни се вписват въз основа на акта за създаване на трудовото правоотношение.
4. Времетраене на трудовото правоотношение-т.7,8,9.
5. Данни за прекратяване на трудовото правоотношение-чл.349 т.8-10. Вписват се три обстоятелства: основание за прекратяване като се вписва само членът, алинеята, точката и буквата от нормативният акт без никакви словесни обяснения; продължителност на трудовия стаж-посочва се изрично, тъй като някои периоди от време не се считат за трудов стаж.; вписват се и изплатените обезщетения по основание и по размер.
След прекратяването работодателят е длъжен незабовно да върни трудовата книжка на работника /чл.350ал1КТ/. Предаването на трудовата книжка означава тя фактически да се постави във владение на работника. Правилото е че трудовата книжка се връчва лично срещу подпис на работника. Ако това не стане работодателят изпраща до работника писмена покана с обратна разписка като задължението за предаване отпада в момента на получаване на поканата, удостоверено с датата на получаване. Възможно е трудовата книжка да се изпрати на работника по пощата или да се предаде на упълномощено от него лице, като и в двата случая е необходимо съгласието на работника.
6. Данни за наложени запори-чл.349 ал1 т.11КТ.
Работодателят е длъжен да извършва всички вписвания в трудовата книжка точно и своевременно /чл.349ал2КТ/. Точно означава вписването да отразява фактите и обстоятелствата така както са настъпили. Своевременно означава вписването да се осъществява непосредствено след настъпване на съответното обстоятелство. Съгласно чл.2 ал4 от Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж своевременно означава до 5 дни.
Работодателят носи имуществена отговорност за несвоевременни и неправомерни вписвания. Той дължи обезщетение в размер на действително претърпените вреди/имуществените +неимуществените/. Съгласно чл.226КТ работодателят носи отговорност и за неправомерно задържане на трудовата книжка като той дължи обезщетение в размер брутното трудово възнаграждение за всеки ден от задържането. Работодателят носи и административно-наказателна отговорност съгласно чл.414ал1КТ - за нарушаване разпоредбите на трудовото законодателство работодателят се наказва с глоба в размер от 1500 - 5000лв.
