Пълномощното за подписване на такъв договор трябва да е представено. То трябва да е в писмена форма, може и да не е нотариално заверено.
Чл. 37. (Изм. - ДВ, бр. 59 от 2007 г., в сила от 01.03.2008 г.) Упълномощаването за сключване на договори, за които законът изисква особена форма, трябва да бъде дадено в същата форма; но ако договорът трябва да бъде сключен в нотариална форма, упълномощаването може да бъде направено и писмено с нотариално удостоверяване на подписа и съдържанието, извършени едновременно.
във вр. с:
Чл. 19. Предварителният договор за сключване на определен окончателен договор, за който се изисква нотариална или нотариално заверена форма, трябва да се сключи в писмена форма.
Оттук нататък, управителят може да потвърди упълномощаването и договора писмено. Във вашия случай, доколкото разбирам управителят няма такова желание.
Не сте пояснила и кой ще търси отговорност от служителя. Управителят или другата страна. В случай, че управителят не се е противопоставил веднага на сделката след узнаването й - презюмира се, че я е потвърдил. Това вече е въпрос на доказване.